Office Manager : enfin tout comprendre 🔎

Ce nouveau métier suscite énormément d’engouement au sein de l’organisation structurelle, notamment pour les PME-TPE, c’est pourquoi on en découvre de plus en plus. Venant tout droit des pays anglo-saxons, cette fonction est arrivée en France il n’y a que dix ans. Cependant, ce métier n’a rien de très novateur car les directeurs de structure se sont toujours appuyés sur des fonctions identiques pour gérer leurs missions supports. L’inédit aujourd’hui est qu’il n’y a plus qu’une seule et même personne dédiée à toutes ces missions. L’Office Manager, à ne pas confondre avec le métier d’assistant de direction, veille au bien-être en entreprise.

Nous vous expliquons pourquoi ce rôle perçu comme un couteau suisse dans l’entreprise est en effet, la clé de voute de votre organisation. Retrouvez les principales caractéristiques du métier d’Office Manager résumées dans un tableau à la fin de cet article.

Le rôle d’Office Manager varie d’une entreprise à une autre. Divergeant suivant les codes, les valeurs & la culture de l’entreprise concernée, l’Office Manager n’a pas de journée type. Il a une mission principale partagée dans chacune des entreprises, il a un rôle d’assistanat du dirigeant de la structure.

Sa fonction lui permet une grande liberté d’organisation. Son champ d’action étendu est un véritable atout pour l’entreprise afin de coordonner au mieux tous les collaborateurs mais aussi d’assurer la bonne gestion des services généraux et d’offrir un environnement nettoyé et sain à tous ses collègues.

Nous retrouvons des tâches partagées par tous les offices managers, qu’ils doivent être en mesure de maitriser pour atteindre l’équilibre en entreprise car celles-ci sont nombreuses et variées. L’Office Manager a de nombreuses responsabilités comme assurer la propreté, la sécurité, la communication & la commande de fournitures au sein de sa structure.

• Un pôle assistanat : il accompagne quotidiennement le directeur de la structure, il est son bras droit. Ce rôle d’assistanat l’oblige à organiser son emploi du temps, ses rendez-vous, ses réunions et il doit répondre à des objectifs, des exigences & différents besoins. Il s’occupe également des commandes de fournitures de bureau 
• Un pôle opérationnel : il veille à transmettre correctement la communication interne et externe de l’entreprise que ce soit par téléphone ou par mail. Il a aussi la gestion de l’entretien des locaux et de la sécurité de ses collaborateurs
• Un pôle lié à la trésorerie de l’entreprise : suivi et élaboration des budgets, en fonction de la taille de l’entreprise. Il peut être amené à s’occuper de la comptabilité, planifier, veiller & surveiller la bonne mise en oeuvre des projets 
• Un pôle lié à la gestion des ressources humaines : véritable pivot entre tous les collaborateurs d’une entreprise, il est la partie centrale assurant un cadre de travail agréable pour les employés

Nouveau métier très en vogue, l’Office Manager est le gestionnaire par excellence au sein des PME et TPE. Afin de le devenir, la meilleure solution est d’opter pour une formation en management. Suivant les recruteurs et le type de structure visée la formation nécessaire pourra varier.

L’Office Manager accède généralement à ce poste après un bac +2 en faisant par exemple un BTS en assistanat de direction ou de gestion ou encore un BTS assistant manager. Il est possible d’aller plus loin dans les études universitaires en poursuivant avec une licence professionnalisante dans un domaine spécifique comme le juridique, la comptabilité ou encore les ressources humaines pour acquérir plus de cordes à son arc et des missions plus variées.

Au-delà de la formation universitaire, l’Office Manager doit être multi-tâches, très autonome et prendre des initiatives. Il est doté d’une grande souplesse d’esprit afin d’être apte à affronter tous les obstacles, barrières & aléas quotidien. Être pragmatique sera d’une grande utilité pour anticiper tous les imprévus. Étant le liant entre tous les employés de l’entreprise il devra faire preuve d’une bonne communication et l’adapter à toutes les situations qu’il rencontre. Une bonne maîtrise de français ainsi que de l’anglais à l’écrit et à l’oral lui sera indispensable. La maîtrise de l’anglais est une exigence pour travailler dans une PME car l’Office Manager sera souvent en contact (à l’écrit ou à l’oral) avec des clients - partenaires internationaux. Les outils informatiques tels que la suite Office de Microsoft ou Google Sheet et Google Docs lui seront indispensables pour faciliter le travail de tous ses collaborateurs.

Les tâches à faible valeur ajoutée devront être automatisées au maximum. En effet, il faut que l’Office Manager pense à les automatiser pour se dégager du temps et se concentrer sur l’humain, devenir le centre névralgique de l’entreprise.

Un Office Manager défend les valeurs et la culture d’une entreprise. Ces deux vecteurs constituent les fondements de l’activité en entreprise. Il veille à la bonne incarnation de ces derniers.

La culture définit l’identité de l’entreprise, son histoire et elle est différente dans toutes les entreprises. Les valeurs quant à elles sont un guide à la prise de décision. Ces deux aspects sont complémentaires. Il faut que l’Office Manager possède une forte capacité d’engagement émotionnel notamment dans des entreprises où le climat peut varier à tout instant.

Étant la clé de voute entre tous les collaborateurs, il doit chercher à améliorer le moral des équipes, réfléchir et trouver une solution à leurs problématiques, répondre à leurs demandes. Il est le gardien de leurs pensées, de leurs désirs & de leurs sentiments. Un Office Manager a beaucoup d’altruisme et d’empathie.

Leur capacité à résoudre des problèmes avec intégrité et détermination fait d’eux des personnes décisionnaires. En tant que gestionnaire, l’Office Manager sait comment hiérarchiser les événements, les problèmes et les missions. Il communique également cette hiérarchisation à leurs équipes en traitant avec diverses informations, des outils pertinents & en travaillant avec des personnes dont les rôles sont variés.

Il reste à l’affut des outils qui améliorent le fonctionnement du bureau ou de l’entreprise. Il doit constamment apprendre de nouvelles choses, être volontaire et se tenir informé de ce qui se passe dans les autres entreprises.

Bien qu’il soit au courant des nouveautés de leurs principaux concurrents, pour ne pas faire de copier/coller il faut être toujours qu’il soit créatif. L’Office Manager dispose d’une grande autonomie pour mettre en place ses idées. Tout en gardant constamment à l’esprit les besoins, la culture & les valeurs de l’entreprise il est réceptif aux commentaires pour sans cesse améliorer le travail de l’entreprise, tirer la société vers le haut et répondre aux attentes de nouveaux clients.

Etre Office Manager est un métier complet, intéressant & instructif mais une fois qu’on l’exerce depuis quelques années on développe de nombreuses compétences dans des domaines variés. Il est possible qu’avec toutes ces cordes à son arc, on veuille découvrir un nouveau métier pour développer de nouvelles compétences.

Suivant son domaine de prédilection on peut se ré-orienter vers un autre métier, un métier complémentaire. L’Office Manager peut devenir s’il le souhaite secrétaire général, responsable administratif et financier ou responsable des services généraux. Si l’Office Manager ne veut pas changer de poste, il peut simplement étoffer sa fonction actuelle en se positionnant sur de nouvelles missions.

➡️ La fonction d’Office Manager en Freelance est également accessible. Pour cela, il faut rédiger une proposition de valeur, claire et précise tout en définissant des tarifs et prestations de service lisibles et, communiquer sur son activité. Il est aussi nécessaire de créer son statut d’auto-entrepreneur sur le site de l’URSSAF. Il est conseillé de définir un business plan pour définir au mieux son portefeuille client.

Zeclef facilite et décharge le travail d’Office Manager en leur offrant la possibilité de contrôler la gestion de la propreté des locaux avec une plateforme entièrement digitalisée. Habitué à vous occuper du service de nettoyage, à devoir subir un temps d’attente très long pour des prestations de basses qualités ? N’attendez plus et optez pour la solution proposée par ZeClef, de qualité constante, digitale, flexible et sans engagement. En vous déchargeant du nettoyage de vos locaux vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches et développer vos compétences afin de veiller au bien-être de vos collaborateurs.

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